宅建業の従業者名簿・帳簿の保存期間と廃業・承継

保存期間の早見表

1. 従業者名簿：最終の記載をした日から10年間
   起算：名簿への最後の記載（従業者でなくなった年月日の記入など）をした日
   従業者の氏名、従業者証明書の番号、主たる職務内容、宅地建物取引士か否か、事務所の従業者となった年月日、従業者でなくなったときはその年月日。事務所ごとに備え、取引の関係者から請求があれば閲覧に供する。
   出典：宅建業法第48条第3項・第4項、施行規則第17条の2第1項・第4項（e-Gov法令検索）
2. 取引の帳簿（通常の取引）：各事業年度の末日で閉鎖し、閉鎖後5年間
   起算：事業年度の末日（閉鎖の日）
   取引のあったつど、年月日、宅地・建物の所在と面積、売買・交換・貸借の別（代理・媒介を含む）、相手方などの氏名・住所、売買金額・賃料、報酬の額、特約などを記載する。事務所ごとに備える。
   出典：宅建業法第49条、施行規則第18条第1項・第3項（e-Gov法令検索）
3. 取引の帳簿（自ら売主となる新築住宅）：閉鎖後10年間
   起算：事業年度の末日（閉鎖の日）
   上の記載事項に加え、新築住宅の引渡年月日、床面積、住宅瑕疵担保責任保険の契約を結んだ場合はその法人の名称などを記載する。
   出典：施行規則第18条第1項第8号・第3項（e-Gov法令検索）

紙でなくても保存できるか

名簿の記載事項も帳簿の記載事項も、電子計算機のファイルや電磁的記録媒体に記録されていて、必要に応じて事務所でその記録を紙面などに明確に表示できるなら、 その記録で名簿・帳簿への記載に代えられます。名簿を閲覧に供するときは、記録を紙面または画面に表示する方法で行います。 保存期間の規定も、記録を行ったファイルや媒体を含めて同じ期間を求めています（施行規則第17条の2第3項・第4項、第18条第2項・第3項）。

廃業・相続のときの考え方

• 宅建業法には免許の承継の定めがなく、相続人は免許を引き継ぎません。死亡を知った日から30日以内に届出が必要です。 詳しくは宅建業の免許は相続できるかを確認してください。
• 名簿と帳簿の保存を定める施行規則の文言は「宅地建物取引業者は…保存しなければならない」で、今回取得した法と施行規則の該当条文には、廃業や死亡を理由に保存を免れる例外は書かれていません。 ただし、廃業後の保存の扱いについて所管の窓口がどう案内しているかは確認できていないため、ここでは結論を示しません。
• 事業を譲渡する場合も、譲受人が免許を引き継ぐ規定はありません。譲渡人側の帳簿を手元に残すか、譲受人へ渡すかの扱いは条文から読み取れないため、廃業届を出す前に免許を受けた大臣または知事の窓口へ確認してください。
• 帳簿には取引の相手方の氏名・住所が載るため、保存・廃棄・引き渡しでは個人情報の扱いにも注意が必要です。判断は税理士・行政書士・弁護士などの専門家へご相談ください。

承継・廃業をさらに詳しく